Datenschutzerklärung für die Nutzung von KI-Chatbots bei EstateBotics

Wir bei EstateBotics legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzerklärung gibt Ihnen einen umfassenden Überblick darüber, wie wir Daten erheben, speichern und verarbeiten, wenn Sie mit unseren KI-Chatbots interagieren.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit unserem KI-Chatbot ist:
EstateBotics
E-Mail: info@estatebotics.de oder info@estatebotics.com

Unser Datenschutzbeauftragter:
Luca Hemmerle
Tel.: 0171 10161038
E-Mail: luca.hemmerle@web.de

2. Erhobene Daten

Im Rahmen der Nutzung unseres KI-Chatbots erfassen wir ausschließlich die folgenden personenbezogenen Daten, sofern Sie diese freiwillig angeben:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Suchkriterien (z. B. Immobilienwünsche)
• Chatverlauf

3. Verarbeitungszwecke

Die von Ihnen angegebenen Daten werden ausschließlich für die folgenden Zwecke verwendet:

• Zur Kontaktaufnahme: Wir verwenden Ihre Daten, um auf Ihre Anfragen zu reagieren und Ihnen passende Immobilienangebote basierend auf Ihren Suchkriterien zuzusenden.
• Zur Lead-Generierung für unsere Kunden: Die von Ihnen angegebenen Informationen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Suchkriterien) werden unseren Kunden zur Verfügung gestellt, damit sie Sie in Bezug auf Ihre Immobilienanfragen direkt kontaktieren können.
• Zur Verbesserung des Services: Wir nutzen anonymisierte Daten, um die Funktionsweise unseres Chatbots kontinuierlich zu verbessern und ihn benutzerfreundlicher zu gestalten.

4. Speicherfrist

Wir speichern Ihre Daten für einen Zeitraum von 12 Monaten, es sei denn, Sie widerrufen Ihre Einwilligung zur Speicherung vor Ablauf dieser Frist. Nach Ablauf der 12 Monate oder nach Ihrem Widerruf werden die Daten unwiderruflich gelöscht.

5. Zugriff auf die Daten

• Voller Zugriff auf die von unserem KI-Chatbot erfassten Daten haben ausschließlich autorisierte Mitarbeiter von EstateBotics.
• Begrenzter Zugang: Unsere Kunden, die den Chatbot nutzen, erhalten Zugriff auf die Daten, die sie benötigen, um den Nutzer zu kontaktieren, jedoch keine vollständigen Chatverläufe oder unnötige Informationen.

6. Serverstandort

Die von uns erfassten Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Dies gewährleistet, dass Ihre Daten gemäß den strengen Datenschutzvorschriften der Europäischen Union (EU) verarbeitet werden.

7. Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir folgende Maßnahmen ein:

• Verschlüsselung der Daten sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung (z. B. TLS und AES-256).
• Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf personenbezogene Daten, und es gelten strenge Berechtigungskonzepte.
• Mehrstufige Authentifizierung (MFA) zur Absicherung des Zugangs zu den Daten.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests zur Identifizierung und Behebung von Sicherheitslücken.
• Einsatz von Firewalls und Intrusion Detection Systems (IDS), um unbefugten Zugriff zu verhindern.

8. Keine Weitergabe an Dritte und keine Datenübertragung in Drittstaaten

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, und es findet keine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union statt.

9. Einwilligung und Widerruf

Vor der Speicherung Ihrer Daten wird von Ihnen immer eine explizite Einwilligung eingeholt. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Nach einem Widerruf werden Ihre Daten sofort und endgültig gelöscht.

10. Rechte der Nutzer

Als Nutzer haben Sie jederzeit das Recht:

• Auskunft über die von uns gespeicherten Daten zu erhalten.
• Ihre Daten berichtigen oder löschen zu lassen.
• Der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.
• Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung zu widerrufen.

Ihre Rechte können Sie über unseren Datenschutzbeauftragten geltend machen. Alternativ bietet unser Chatbot die Möglichkeit, direkt im Chat auf Ihre Fragen zu Datenschutzthemen einzugehen oder einen Link zur Datenschutzerklärung bereitzustellen.

11. Vorgehensweise bei Datenschutzverstößen

Sollte es zu einem Datenschutzvorfall kommen, werden die betroffenen Nutzer sowie der Datenschutzbeauftragte umgehend informiert. Wir garantieren eine Benachrichtigung innerhalb von 72 Stunden gemäß den Anforderungen der DSGVO. Zudem werden wir unverzüglich Maßnahmen ergreifen, um die Ursache des Vorfalls zu beheben und zukünftige Risiken zu minimieren.

12. Der AI Act und die Nutzung von KI

Der AI Act, der am 2. August 2024 in Kraft getreten ist, wird ab dem 2. August 2026 verbindlich angewendet. Obwohl diese Vorschriften erst 2026 vollständig gelten, halten wir uns bereits jetzt an die darin festgelegten Anforderungen.

Unsere KI-Chatbots fallen in die Kategorie Limited Risk (Begrenztes Risiko), was bedeutet, dass wir sicherstellen, dass Nutzer immer wissen, dass sie mit einem KI-basierten System interagieren. Dies wird durch Hinweise wie den Text „Dieser Chatbot verwendet KI-Komponenten“ über dem Chatfenster deutlich gemacht. Auch wenn der AI Act noch nicht verpflichtend ist, halten wir die Anforderungen bereits jetzt ein.

13. Aktualisierung und Überwachung

Unsere KI-Chatbots werden regelmäßig überprüft und an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben angepasst, um eine kontinuierliche DSGVO- und AI Act-Konformität zu gewährleisten.

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Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder eine Datenschutzvereinbarung mit uns abschließen wollen, kontaktieren Sie uns bitte unter info@estatebotics.de oder info@estatebotics.com.